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Projekt Aktenverwaltung

  • Kunde: AGES Medizinmarkaufsicht
  • Partner: Casio, Zebra

Info

Die AGES Medizinmarktaufsicht ist für eine Vielzahl von Aufgaben in Zusammenhang mit der Arzneimittelzulassung, der klinischen Prüfung von Arzneimitteln und Medizinprodukten zuständig. Auftraggeber und Eigentümer ist die Republik Österreich, vertreten durch das Bundesministerium für Gesundheit und Frauen (BMGF). Die Medizinmarktaufsicht beschäftigt rund 280 MitarbeiterInnen.
Die Medizinmarktaufsicht ist nach ISO 9001 zertifiziert, zusätzlich sind Prüftätigkeiten des amtlichen Arzneimitteluntersuchungsla­bors (OMCL) sowie Inspektionsprozesse durch die Akkreditierung Austria anerkannt.

Über das Projekt

Projekt ...

Die Anforderung

Jedes Medikament welches in den Handel in Österreich gelangt unterliegt einer Menge an Gesetzen und Vorgaben. Diese werden von der AGES geprüft. Dazu erhält jedes Medikament einen Akt, welcher mit Barcodes ausgezeichnet wird. Über das NBO System wird nun immer klar sein, wo sich der Akt befindet, jede Bewegung des Aktes wird mit einem Barcodescanner protokolliert, und ist über eine Datenbankanwendung jederzeit abrufbar. Über ein Onlinesystem kann der Akt angefordert werden. Egal wo er sich befindet (entweder im Archiv oder bei einem Kollegen). Die zuständige Person wird via Email informiert, gibt den Akt frei, liefert, oder verweigert die Herausgabe, aber man weiß immer wo sich die Akten befinden.
Die Herausforderung lag bei diesem Projekt in der Onlineplattform zur Anforderung, damit im Hintergrund die richtigen Emails an die jeweils zuständigen Personen gesendet werden, ohne dass die Leute im Archiv mit zurückbuchen und Neuvergabe blockiert werden. Trotzdem aber wird die Änderung im Status erfasst.

Die NBO Lösung

Die NBO Lösung besteht hier aus 2 Teilen: Die Scanner-Applikation mit der Datenbank und die Onlineapplikation für die Reservierung.

Im Scanner-Teil wird auch der Akt erstellt, ein Barcode dazu ausgedruckt (auf einem Desktopdrucker) und auf den Akt geklebt. Danach wird er eingescannt und auf den Lagerplatz gebucht (Scan am Lagerplatz).

Teile dieses Aktes werden mit einer eigenen Barcode-Unternummer ausgezeichnet, damit auch nur ein Teil alleine abgeholt werden kann.

Wird nun ein Auftrag zur Anforderung erstellt, wird er vom Lagermitarbeiter kommissioniert und mit der Hauspost zum Bearbeiter gebracht. durch den Scan wird auch in der Datenbank dokumentiert, wo sich der Akt nun befindet. Wird dieser Akt nun von einem anderen Mitarbeiter angefordert, wird dem aktuellen Besitzer des Aktes ein Email gesendet und er kann den Akt weitergeben oder verweigern, in jedem Fall wird aber Mitprotokolliert wo sich der Akt nun befindet.

Auswertungen welcher Akt wie oft und wo war, sind noch für Statistiken interessant.